Datenschutzerklärung

Kurz gesagt

FamilyFlow ist eine Familien-App. Darin stehen Termine, Stundenpläne, Noten, Aufgaben, Einkaufslisten und Dokumente von Familien, auch von Kindern. Wir gehen damit so sparsam um, wie es geht:

• Alle Daten liegen auf unseren Servern bei Hetzner in Nürnberg.
• Es gibt keine Werbung, kein Tracking und keine Analyse-Werkzeuge, weder in der App noch auf dieser Website.
• Ortssuche und Wetter laufen über unseren Server. Google und der Wetterdienst sehen deine IP-Adresse nicht.
• Was du in der App einträgst, sehen nur die Personen, die es nach den Rechten eurer Familie sehen dürfen.

Diese Datenschutzerklärung gilt für diese Website und für die App FamilyFlow unter familyflow.palatin-ai.de.

Verantwortliche

FamilyFlow GbR i.G. vertreten durch die Gesellschafter Kevin Rosenow und Bianca Padalino Mühlturmstr. 6 67346 Speyer

E-Mail: PLATZHALTER-EMAIL@PLATZHALTER-DOMAIN.de

Einen Datenschutzbeauftragten müssen wir nicht benennen. Bei Fragen zum Datenschutz schreib uns an die Adresse oben.

Hosting und Server

Website, App, Datenbank und gespeicherte Dateien betreiben wir auf eigenen Servern, die wir bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, gemietet haben. Die Server stehen im Rechenzentrum in Nürnberg. Mit Hetzner haben wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen.

• Anwendungen: Website und App laufen in Containern (Docker), die wir mit der Software Coolify selbst verwalten. Coolify läuft auf unserem eigenen Server, es fließen dabei keine Daten an den Hersteller.
• Datenbank: Konten und alle Inhalte der App liegen in einer PostgreSQL-Datenbank auf unserem Server.
• Dateien: Hochgeladene Dokumente und Profilbilder speichern wir im Hetzner Object Storage (S3-Speicher) am Standort Deutschland.

Alle Verbindungen sind per TLS verschlüsselt (erkennbar an „https“). Passwörter speichern wir nur als Hash, nie im Klartext.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der App) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer, zuverlässiger Betrieb).

Aufruf dieser Website

Beim Aufruf einer Seite verarbeitet unser Webserver technisch notwendige Angaben: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Statuscode, Browser und Betriebssystem sowie die zuvor besuchte Seite. Das brauchen wir, um die Seite auszuliefern und Angriffe zu erkennen.

Diese Angaben stehen kurzzeitig in den Protokollen des Servers und werden nach spätestens 14 Tagen gelöscht. Wir werten sie nicht für Statistiken aus und führen sie nicht mit anderen Daten zusammen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist der sichere Betrieb der Website.

Die Schriften dieser Website und der App liefern wir selbst aus. Es werden keine Inhalte von fremden Servern nachgeladen. Diese Website setzt selbst keine Cookies.

Einwilligungen mit CCM19

Für die Verwaltung von Einwilligungen nutzen wir CCM19 der Papoo Software & Media GmbH, Auguststr. 4, 53229 Bonn. CCM19 zeigt den Hinweis zu Cookies und ähnlichen Techniken an und speichert deine Entscheidung. Dafür werden deine IP-Adresse (gekürzt), Datum und Uhrzeit der Entscheidung, die gewählten Einstellungen und Angaben zum Browser verarbeitet. Die Entscheidung wird in deinem Browser gespeichert, damit wir dich nicht bei jedem Besuch erneut fragen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 1 TDDDG (Nachweis der Einwilligung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Deine Einstellungen kannst du jederzeit über den Link zu den Cookie-Einstellungen ändern.

Konto und Anmeldung

Für die App brauchst du ein Konto. Im Moment kann sich nur registrieren, wer von uns freigeschaltet wurde. Erwachsene melden sich mit E-Mail-Adresse und Passwort an. Wir speichern dazu deinen Namen, deine E-Mail-Adresse, das verschlüsselte Passwort und, wenn du eins hochlädst, dein Profilbild.

Nach der Anmeldung setzt die App ein Sitzungs-Cookie. Es ist technisch notwendig, damit du angemeldet bleibst, und enthält nur eine zufällige Kennung. Zur Sitzung speichern wir die IP-Adresse und die Kennung deines Browsers, damit du deine angemeldeten Geräte erkennen und Missbrauch auffallen kann. Eine Sitzung läuft nach 7 Tagen ohne Nutzung ab.

Zum Schutz vor Angriffen begrenzen wir die Zahl der Anmeldeversuche pro IP-Adresse.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für das Sitzungs-Cookie gilt § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (unbedingt erforderlich), eine Einwilligung ist dafür nicht nötig.

Anmeldung mit Google

Du kannst dich statt mit Passwort auch mit deinem Google-Konto anmelden. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Wenn du „Mit Google anmelden“ wählst, wirst du zu Google weitergeleitet und meldest dich dort an. Google zeigt dir an, welche Angaben an uns gehen.

Wir erhalten von Google nur deinen Namen, deine E-Mail-Adresse, dein Profilbild und eine Google-Kennung. Damit legen wir dein Konto an bzw. ordnen dich deinem Konto zu. Auf deine Google-Inhalte wie Kalender, Kontakte oder Dateien greifen wir nicht zu.

FamilyFlow's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Auf Deutsch: Wir nutzen die Angaben von Google nur für die Anmeldung, geben sie nicht weiter, verwenden sie nicht für Werbung und lassen niemanden sie lesen, außer es ist für die Sicherheit oder nach dem Gesetz nötig.

Google kann Daten auch in den USA verarbeiten. Google ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, für die USA besteht damit ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Verbindung zu Google kannst du jederzeit in deinem Google-Konto unter „Drittanbieter-Apps“ trennen.

Kinderkonten

Kinder melden sich mit Benutzername und PIN an, eine E-Mail-Adresse brauchen sie nicht. Kinderkonten legen ausschließlich die Eltern bzw. Admins einer Familie an. Wir speichern dazu Name, Benutzername und die PIN als Hash.

Bei Kindern unter 16 Jahren ist für die Nutzung die Einwilligung der Eltern nötig (Art. 8 DSGVO). Wer ein Kinderkonto anlegt oder ein Kind in eine Familie einlädt, bestätigt, dass er sorgeberechtigt ist oder die Einwilligung der Sorgeberechtigten hat. Eltern können die PIN jederzeit zurücksetzen.

Zum Schutz vor Erraten wird ein Kinderkonto nach fünf falschen PIN-Eingaben für 15 Minuten gesperrt. Zusätzlich begrenzen wir die Anmeldeversuche pro IP-Adresse.

Inhalte in der App

Was ihr in FamilyFlow eintragt, verarbeiten wir, um die App bereitzustellen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Dazu gehören:

• Familie und Rollen: Mitgliedschaften, Rollen, Rechte, Einladungscodes, Wohnort der Familie (für das Wetter) und Bundesland (für Ferien und Feiertage).
• Kalender: Termine mit Zeit, Ort, Notizen, Teilnehmenden, Zuständigen, Erinnerung und Sichtbarkeit, dazu Fahrdienst (wer bringt, wer holt), Betreuungszeiten und Hobbys.
• Schule: Stundenpläne, Ausfälle, Tests, Noten und Zeugnisnoten. Noten sehen nur die Eltern und das Kind selbst, nicht Großeltern, Betreuer oder Geschwister.
• Aufgaben, Einkaufslisten und Ausflüge: Einträge, Zuständigkeiten, Abhaken, Abstimmungen und Bewertungen. Bei Einträgen ist sichtbar, wer sie angelegt oder geändert hat.
• Familien-Kodex und Taschengeld: Regeln, Erinnerungen, Verstöße, Monatsbetrag und Auszahlungen. Erinnerungen, Verstöße und Taschengeld sehen nur die Eltern und das betroffene Kind.

Wer was sieht, legt eure Familie über Rollen und Rechte fest. Einzelne Termine lassen sich zusätzlich auf dich selbst oder ausgewählte Personen beschränken. Wir selbst sehen eure Inhalte nur, wenn es für Betrieb, Fehlersuche oder Sicherheit nötig ist.

Dokumente und Profilbilder

Du kannst PDFs und Fotos hochladen, etwa Elternbriefe. Ein Dokument sehen nur die Personen, an die du es gibst, bzw. bei „Ganze Familie“ alle Mitglieder. Auch Admins sehen nur Dokumente, an denen sie beteiligt sind. Dateien öffnen sich nur über Links, die nach wenigen Minuten ungültig werden.

Dokumente können besonders schützenswerte Daten enthalten, zum Beispiel ein Attest oder einen Arztbrief (Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO). Lade solche Dokumente nur hoch, wenn du das möchtest. Mit dem Hochladen willigst du ausdrücklich ein, dass wir sie für dich und die von dir gewählten Personen speichern (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Du kannst sie jederzeit löschen.

Legst du ein Dokument ins Archiv, ist es nach 14 Tagen für dich weg. Die Datei selbst löschen wir, sobald niemand der Beteiligten sie mehr hat. Dokumente, die als „Wichtig“ markiert sind, bleiben erhalten, bis sie jemand löscht.

Profilbilder sehen nur die Mitglieder deiner Familien. Sie werden nur an angemeldete Nutzerinnen und Nutzer ausgeliefert.

Push-Mitteilungen und Postfach

Wenn du Mitteilungen auf einem Gerät einschaltest, fragt dein Browser nach deiner Erlaubnis. Erst dann speichern wir für dieses Gerät eine Push-Adresse mit Schlüsseln. Damit schicken wir dir Erinnerungen an Termine und Aufgaben, offene Fahrten, neue Dokumente, Abstimmungen und Änderungen durch andere.

Die Mitteilung wird über den Push-Dienst deines Browsers zugestellt: bei Safari und auf dem iPhone über Apple, bei Chrome und Edge über Google, bei Firefox über Mozilla. Der Inhalt ist nach dem Web-Push-Standard Ende-zu-Ende verschlüsselt, der Push-Dienst kann ihn nicht lesen. Er sieht nur, dass eine Nachricht an dein Gerät geht. Die Anbieter können dabei auch Server außerhalb der EU nutzen.

Welche Mitteilungen du bekommst, stellst du in der App selbst ein. Du kannst sie jederzeit in der App oder in den Einstellungen deines Geräts ausschalten. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG).

Jede Mitteilung steht zusätzlich im Postfach der App, auch wenn Push ausgeschaltet ist. Einträge im Postfach löschen wir nach 30 Tagen.

Ortssuche mit Google Places

Wenn du bei einem Termin einen Ort eingibst, schlägt die App passende Adressen vor. Dafür nutzen wir die Google Places API der Google Ireland Limited. Die Anfrage geht von unserem Server an Google, nicht von deinem Gerät. Google erhält nur den eingetippten Suchtext und eine zufällige Kennung für die Suche, aber nicht deine IP-Adresse, deinen Namen oder dein Konto. Der Zugangsschlüssel liegt nur auf unserem Server.

Google kann Daten auch in den USA verarbeiten (EU-US Data Privacy Framework, siehe oben). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO. Du kannst den Ort auch ohne Vorschläge als freien Text eingeben.

Wetter mit Open-Meteo

Auf der Startseite der App zeigen wir das Wetter am Wohnort eurer Familie. Die Daten kommen von Open-Meteo (Open-Meteo.com, Schweiz). Auch diese Anfrage stellt unser Server. Open-Meteo erhält nur die Koordinaten des Wohnorts, gerundet auf etwa einen Kilometer, aber keine IP-Adresse und keine Angaben zu Personen. Die Schweiz hat ein von der EU anerkanntes angemessenes Datenschutzniveau.

Schulferien und Feiertage

Schulferien und Feiertage laden wir von der OpenHolidays API (openholidaysapi.org). Übermittelt werden nur das Bundesland und der Zeitraum, keine Angaben zu euch oder eurer Familie.

Speicherung auf deinem Gerät

Damit die App auch ohne Empfang startet und die Einkaufsliste im Laden funktioniert, speichert sie Daten auf deinem Gerät:

• Zwischenspeicher der App (im Browser-Speicher „localStorage“): zuletzt geladene Inhalte, noch nicht gesendete Änderungen, deine Anmeldung und Einstellungen wie Ansicht, App-Farbe und Hell oder Dunkel. Gespeicherte Inhalte verfallen nach 7 Tagen.
• Service Worker: speichert die Programmdateien, Schriften und Symbole der App für den Start ohne Netz und nimmt Push-Mitteilungen entgegen.

Diese Daten bleiben auf deinem Gerät und werden nicht für Tracking genutzt. Beim Abmelden löscht die App den Zwischenspeicher, die wartenden Änderungen und die gemerkte Anmeldung. Die Speicherung ist für die von dir gewünschten Funktionen unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Empfänger

Deine Daten geben wir nicht an Dritte weiter und verkaufen sie nicht. Empfänger sind nur:

• die Mitglieder deiner Familien, soweit die Rechte es zulassen,
• Hetzner als Auftragsverarbeiter für Server und Speicher,
• Papoo Software & Media GmbH (CCM19) als Auftragsverarbeiter für Einwilligungen,
• Google bei der Anmeldung mit Google und bei der Ortssuche, wie oben beschrieben,
• Apple, Google oder Mozilla als Push-Dienst deines Browsers, nur verschlüsselt,
• Open-Meteo und OpenHolidays ohne Personenbezug,
• Behörden, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Speicherdauer

Wir speichern Daten, solange du dein Konto nutzt oder es für den jeweiligen Zweck nötig ist:

• Konto und Inhalte: bis du sie löschst bzw. dein Konto gelöscht wird. Gelöschte Inhalte entfernen wir aus der Datenbank, aus Sicherungskopien spätestens nach 30 Tagen.
• Server-Protokolle: höchstens 14 Tage.
• Sitzungen: 7 Tage ohne Nutzung.
• Postfach: 30 Tage.
• Archivierte Dokumente: 14 Tage nach dem Archivieren, außer sie sind als „Wichtig“ markiert.

Wenn du dein Konto löschen möchtest, schreib uns. Wir löschen es dann mit allen Daten, die nur dir gehören. Einträge, die du in einer Familie angelegt hast, bleiben dort erhalten, damit Kalender und Listen der anderen vollständig bleiben. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

Deine Rechte

Du hast das Recht auf

• Auskunft über die Daten, die wir zu dir speichern (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung falscher Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Für Kinder üben in der Regel die Sorgeberechtigten diese Rechte aus. Schreib uns dafür einfach eine E-Mail.

Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), kannst du aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, außer wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die deine Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

Du kannst dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz Hintere Bleiche 34 55116 Mainz www.datenschutz.rlp.de

Änderungen

Wenn sich die App oder die Rechtslage ändert, passen wir diese Datenschutzerklärung an. Es gilt die Fassung, die hier steht. Über wesentliche Änderungen informieren wir in der App.